Polityka informacyjna

obowiązująca od 05.08.2026 r.
 

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych użytkowników strony https://sklep.kensystem.pl oraz klientów Sklepu.
 

1. Administrator danych osobowych
 

Administratorem danych osobowych jest:

FIRMA KEN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Śnieżna 7
92-103 Łódź, Polska
NIP: 7282867913
REGON: 523662555
KRS: 0001002334

Dane kontaktowe:

• tel.: 42 648 48 41;

• e-mail: info@ken-system.pl.

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pocztą elektroniczną, telefonicznie albo pisemnie pod wskazanym wyżej adresem.
 

2. Cele i podstawy przetwarzania danych
 

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

1. prowadzenia Konta użytkownika i udostępniania jego funkcji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

2. podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz przyjęcia i realizacji Zamówienia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

3. przygotowania indywidualnej wyceny, oferty lub projektu produktu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

4. obsługi płatności, dostawy, odbioru osobistego, odstąpienia od umowy, zwrotów i reklamacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO;

5. kontaktowania się w sprawach dotyczących Zamówienia, płatności, dostawy, zwrotu lub reklamacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

6. wystawiania i przechowywania faktur oraz wykonywania obowiązków podatkowych i księgowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

7. udzielania odpowiedzi na zapytania przesyłane pocztą elektroniczną, telefonicznie lub za pomocą formularzy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b albo lit. f RODO;

8. przesyłania powiadomień o dostępności produktu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

9. przyjmowania, weryfikowania i publikowania opinii o produktach, jeżeli taka funkcja jest dostępna – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

10. ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

11. zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania strony, prowadzenia logów technicznych oraz przeciwdziałania nadużyciom – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

12. przesyłania newslettera i informacji handlowych – na podstawie dobrowolnej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisami Prawa komunikacji elektronicznej;

13. prowadzenia statystyk, analizowania ruchu i dopasowywania reklam za pomocą opcjonalnych plików cookies – na podstawie zgody użytkownika.

Prawnie uzasadnionymi interesami Administratora są w szczególności prowadzenie komunikacji, obsługa klientów, zapewnienie bezpieczeństwa strony, ochrona praw Administratora oraz przeciwdziałanie nadużyciom.
 

3. Zakres przetwarzanych danych
 

W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu Administrator może przetwarzać:

1. imię i nazwisko;

2. adres zamieszkania, siedziby, dostawy lub rozliczeniowy;

3. adres e-mail i numer telefonu;

4. nazwę firmy, NIP oraz dane osoby reprezentującej firmę;

5. dane potrzebne do wystawienia faktury;

6. informacje o Zamówieniu, płatności i dostawie;

7. dane Konta i historię Zamówień;

8. informacje dotyczące zwrotu, odstąpienia od umowy lub reklamacji;

9. numer rachunku bankowego podany przez klienta, jeżeli jest potrzebny do zwrotu pieniędzy;

10. treść wiadomości, zapytań i opinii;

11. parametry, wymiary, wytyczne i inne informacje potrzebne do przygotowania indywidualnej wyceny lub produktu;

12. projekty, zdjęcia, grafiki lub pliki przekazane przez klienta;

13. adres e-mail podany w celu otrzymywania newslettera albo powiadomienia o dostępności;

14. adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce i aktywności na stronie;

15. dane zapisywane lub odczytywane za pomocą plików cookies.

Jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora, Administrator nie otrzymuje ani nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej.
 

4. Materiały przekazywane przez klienta
 

1. Klient może przekazać Administratorowi projekt, zdjęcie, grafikę, wymiary lub inne materiały potrzebne do przygotowania wyceny albo realizacji Zamówienia.

2. Jeżeli materiał zawiera dane osobowe innych osób, klient powinien posiadać odpowiednią podstawę do ich przekazania i wykorzystania.

3. Administrator wykorzystuje otrzymane materiały wyłącznie w celu przygotowania oferty lub wykonania umowy, chyba że uzyska zgodę na inne wykorzystanie.

4. Materiały mogą zostać przekazane podwykonawcy uczestniczącemu w realizacji Zamówienia wyłącznie w niezbędnym zakresie.
    

5. Odbiorcy danych
 

Dane osobowe mogą być przekazywane:

1. dostawcy oprogramowania, hostingu i obsługi technicznej Sklepu;

2. dostawcom poczty elektronicznej i systemów informatycznych;

3. operatorom płatności i bankom;

4. firmom kurierskim, pocztowym, przewoźnikom paletowym oraz operatorom punktów odbioru;

5. producentom, dystrybutorom i podwykonawcom uczestniczącym w realizacji Zamówienia;

6. podmiotom realizującym dostawę bezpośrednio do klienta;

7. producentom, gwarantom oraz autoryzowanym serwisom – jeżeli jest to konieczne do obsługi reklamacji lub gwarancji;

8. dostawcom systemów księgowych i podmiotom zapewniającym obsługę księgową;

9. podmiotom świadczącym usługi informatyczne, prawne lub marketingowe;

10. dostawcom narzędzi do obsługi Kont, formularzy, opinii, newslettera i powiadomień;

11. dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych – jeżeli użytkownik udzielił wymaganej zgody;

12. operatorom serwisów społecznościowych – jeżeli użytkownik korzysta z funkcji związanych z tymi serwisami;

13. organom publicznym, sądom i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą wykorzystywać je wyłącznie zgodnie z zawartymi umowami i poleceniami Administratora.
 

6. Okres przechowywania danych
 

Dane będą przechowywane:

1. dane dotyczące Zamówień – przez czas wykonania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń;

2. dokumentacja podatkowa i księgowa – co do zasady przez pięć lat, liczonych zgodnie z właściwymi przepisami;

3. dane Konta – do czasu jego usunięcia, a następnie w zakresie niezbędnym do rozliczenia usług i ochrony przed roszczeniami;

4. dane dotyczące reklamacji, zwrotów i gwarancji – do zakończenia sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia;

5. korespondencja i zapytania – przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony ochroną przed roszczeniami;

6. projekty, zdjęcia, grafiki i pozostałe materiały klienta – przez okres przygotowania i realizacji Zamówienia, a następnie przez czas potrzebny do obsługi reklamacji lub ochrony przed roszczeniami;

7. opinie o produktach – przez czas ich publikowania albo do skutecznego zgłoszenia żądania ich usunięcia, jeżeli istnieje podstawa do jego realizacji;

8. dane podane w celu otrzymania powiadomienia o dostępności – do wysłania powiadomienia, rezygnacji użytkownika albo zakończenia tej usługi;

9. dane newslettera – do wycofania zgody albo zakończenia prowadzenia newslettera;

10. dane przetwarzane za pomocą opcjonalnych cookies – do wycofania zgody lub upływu okresu działania danego pliku;

11. logi techniczne – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, prawidłowego działania strony i wyjaśnienia incydentów;

12. dokumentacja zgód i sprzeciwów – przez okres potrzebny do wykazania zgodności działań Administratora z prawem.
     

7. Prawa osoby, której dane dotyczą
 

W zakresie wynikającym z RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

2. sprostowania lub uzupełnienia danych;

3. usunięcia danych;

4. ograniczenia przetwarzania;

5. przeniesienia danych;

6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;

7. wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;

8. wycofania udzielonej zgody;

9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wnioski dotyczące realizacji praw można przesyłać:

• pocztą elektroniczną na adres info@ken-system.pl;

• pisemnie na adres: FIRMA KEN Sp. z o.o., ul. Śnieżna 7, 92-103 Łódź.

Przed realizacją wniosku Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
 

8. Dobrowolność podania danych
 

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane mogą być konieczne do:

   • udzielenia odpowiedzi na zapytanie;

   • przygotowania oferty lub indywidualnej wyceny;

   • utworzenia Konta;

   • przyjęcia i realizacji Zamówienia;

   • dostarczenia Towaru;

   • wystawienia faktury;

   • obsługi płatności;

   • dokonania zwrotu pieniędzy;

   • rozpatrzenia reklamacji lub zgłoszenia gwarancyjnego;

   • wysłania powiadomienia o dostępności produktu.

2. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić realizację Zamówienia albo odpowiedniej usługi.

3. Zapisanie się do newslettera oraz udzielenie zgód analitycznych lub marketingowych jest dobrowolne i nie stanowi warunku dokonania zakupu.
    

9. Dane osób reprezentujących klientów i kontrahentów
 

1. Jeżeli dane osoby kontaktowej, pracownika albo przedstawiciela zostały przekazane Administratorowi przez jej pracodawcę, klienta lub kontrahenta, Administrator może przetwarzać:

   • imię i nazwisko;

   • stanowisko lub funkcję;

   • służbowy adres e-mail;

   • służbowy numer telefonu;

   • informacje dotyczące reprezentowanego podmiotu i prowadzonej sprawy.

2. Dane są przetwarzane w celu kontaktu, przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy z reprezentowanym podmiotem oraz ochrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Źródłem danych jest pracodawca, klient, kontrahent albo podmiot reprezentowany przez daną osobę.

4. Dane są przechowywane przez okres współpracy z reprezentowanym podmiotem, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.
    

10. Przekazywanie danych poza EOG
 

1. Niektórzy dostawcy poczty elektronicznej, usług informatycznych, serwisów społecznościowych, narzędzi analitycznych lub reklamowych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

2. Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, Administrator zapewni zastosowanie mechanizmu przewidzianego w RODO, w szczególności:

   • decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony;

   • standardowych klauzul umownych;

   • innego prawnie dopuszczalnego zabezpieczenia.

3. Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.
    

11. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
 

1. Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

2. Jeżeli użytkownik zaakceptuje marketingowe lub analityczne pliki cookies, informacje o jego aktywności mogą służyć do tworzenia ogólnych kategorii zainteresowań, prowadzenia statystyk, mierzenia skuteczności reklam i dopasowywania treści marketingowych.